Custo por agendamento: o número que decide o investimento em anúncios da clínica

Quase todo relatório de marketing que chega a um dono de clínica traz alcance, seguidores, custo por conversa e, com sorte, custo por lead. São números úteis para quem opera a campanha. Mas nenhum deles responde à pergunta que importa para quem paga a conta: quanto custou cada paciente que sentou para a avaliação?

Esse número tem nome: custo por agendamento. E é ele que deveria decidir se a clínica investe mais, investe menos ou muda a forma de anunciar.

A conta é simples

Pegue o investimento em mídia do mês e divida pelo número de consultas ou avaliações marcadas que vieram dos anúncios.

Custo por agendamento = investimento do mês ÷ agendamentos que vieram da campanha

Se a clínica investiu R$ 4.000 e marcou 40 avaliações vindas do anúncio, cada agendamento custou R$ 100. Se marcou 16, custou R$ 250. O investimento foi o mesmo; o resultado para o caixa, completamente diferente.

A parte difícil não é a divisão. É saber quantos agendamentos vieram, de fato, da campanha. Sem esse registro, a clínica fica com um número que não existe, e as decisões passam a ser tomadas pela impressão da recepção ou pelo custo por conversa, que é outra coisa.

Por que o custo por conversa engana

Campanhas de mensagem no WhatsApp costumam ter um custo por conversa baixo. Isso é bom, mas só até certo ponto. Uma conversa barata que não vira avaliação não vale nada. Duas campanhas podem ter o mesmo custo por conversa e resultados opostos:

Números ilustrativos. Olhando só o custo por conversa, as duas campanhas são iguais. Olhando o custo por agendamento, uma é três vezes mais eficiente que a outra. A diferença costuma estar em três lugares: a oferta do anúncio, o público e o que acontece no WhatsApp depois da primeira mensagem.

Quanto deveria custar um agendamento?

Não existe um valor certo para todas as clínicas. O que existe é um teto, e ele vem do ticket do procedimento e da taxa de fechamento das avaliações.

Um exemplo: se o procedimento principal custa R$ 5.000 e 3 em cada 10 avaliações viram tratamento, cada avaliação vale, em média, R$ 1.500 de faturamento. Uma clínica que paga R$ 150 por agendamento está investindo 10% do que cada avaliação traz. Uma que paga R$ 600 está investindo 40%. As duas podem estar no lucro, mas só uma tem espaço para crescer o investimento com segurança.

Por isso, antes de perguntar "quanto devo investir por mês", vale perguntar "quanto posso pagar por agendamento". A calculadora da nossa página inicial faz essa conta com os números da sua clínica.

Como começar a medir

1. Separe a origem dos contatos. Quem chegou pelo anúncio precisa ser identificado já na primeira conversa, seja por mensagem pré-preenchida, por formulário ou por um sistema que registre a origem.
2. Registre cada agendamento. Uma planilha simples já resolve no começo: data, nome, origem, procedimento e se a avaliação aconteceu.
3. Feche o mês com o mesmo cálculo. Investimento do Gerenciador de Anúncios dividido pelos agendamentos de origem anúncio.
4. Acompanhe toda semana. Esperar o fim do mês para descobrir que o custo subiu é perder quatro semanas de investimento.

O próximo passo: devolver o agendamento para a campanha

Medir o custo por agendamento já muda as decisões. Mas existe um passo além: avisar a plataforma de anúncios de quem agendou. Quando cada agendamento volta para a Meta como conversão, a campanha deixa de procurar apenas pessoas que mandam mensagem e passa a procurar pessoas parecidas com quem marcou.

É a diferença entre otimizar para conversa e otimizar para paciente. E é por isso que, na Alca Clínicas, o relatório começa pelo custo por agendamento, não termina nele.